Las funciones de una secretaria según el tipo de empresa

Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la compañía a lograr las metas propuestas. La organización es clave para la buena gestión de una compañía, por eso la mayoría de las empresas cuentan con una secretaria o secretario que se encarga de diferentes funciones.

Con la llegada de la revolución digital este puesto de trabajo no se ha eliminado, sino que simplemente se ha transformado; algo de lo que hablaremos al final de este artículo. Sin embargo, antes conozcamos cuáles son las funciones de un secretario de una empresa en sectores muy específicos, qué hay que estudiar para cumplir con éxito las funciones de una secretaria y cómo encontrar trabajo de secretaria.

¿Qué es una secretaria de dirección?

Una secretaria de dirección es aquél profesional que se encarga de llevar el control de una organización o empresa. Esto significa encargarse de las labores administrativas, supervisar al equipo y asistir a la dirección, entre otras funciones del trabajo de secretaria.

El puesto de secretariado de dirección es esencial para cualquier institución u organismo, y para llevarlo a cabo se necesitan numerosas habilidades personales como la empatía, el orden y la versatilidad.

Funciones de una secretaria de dirección

Revisar la idoneidad de los documentos. A lo largo del día una secretaria puede llegar a trabajar con una gran cantidad de documentos diferentes. Si estos documentos proceden de diferentes departamentos de la empresa, proveedores o clientes, la secretaria de dirección debe evaluar la importancia de cada documento para ir gestionándolos con su superior en orden de importancia.
Creación de presentaciones. En las juntas directivas se espera que sus miembros muestren sus resultados o propuestas de manera escrita usando presentaciones multimedia. Una secretaria de dirección debe asegurarse que todos los documentos que se presentan no tienen errores gramaticales u ortográficos. Si por cualquier razón opina que el contenido no es adecuado, puede comentar este detalle con su jefe.
Organización de su espacio de trabajo. El espacio de trabajo de una secretaria de dirección siempre debe estar limpio y organizado para mostrar un ambiente profesional y preparado.
Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el director. En caso de que esté ocupado, debe ofrecerles un lugar para sentarse mientras esperan y café o algún aperitivo.
En ocasiones, es posible que la secretaria de dirección tenga que encargarse de responder correos electrónicos de empleados de la empresa, proveedores o clientes.
Mantener la confidencialidad de lo que ve, lee o escucha en su oficina. Posiblemente la discreción de una secretaria de dirección será lo que haga que mantenga su puesto de trabajo durante mucho tiempo.
Recordar diariamente a su superior su agenda en persona, por correo electrónico o usando las redes sociales.

Funciones de una secretaria de alta dirección

A diferencia de la secretaria de dirección, la secretaria de alta dirección asiste a altos ejecutivos y, por lo tanto, tiene una mayor responsabilidad además de las tareas administrativas básicas de la secretaria de dirección.

Generalmente los ejecutivos de una empresa suelen viajar con frecuencia, por eso una de las funciones de una secretaria de alta dirección consiste en organizar los viajes de su jefe como horarios, billetes de avión, hospedaje, citas, itinerarios, etc.
La comunicación con el resto de los departamentos de la empresa es fundamental. La secretaria debe encargarse que los responsables de las diferentes secciones de la empresa están actualizados sobre los movimientos empresariales que se realizarán a corto, medio o largo plazo.
Coordinar horarios apropiados según las obligaciones laborales del director. Esta función de una secretaria de alta dirección es esencial para que los días laborables no estén sobrecargados de reuniones.
Dominar las últimas tecnologías, especialmente los programas informáticos relacionados con las funciones administrativas de una secretaria.
Trabajar de manera independiente adelantándose a las necesidades de su jefe.
En ocasiones, es posible que una secretaria de alta dirección tenga que acompañar a su jefe durante viajes de trabajo.

Funciones de una secretaria de gerencia en una empresa

En algunas empresas, el gerente también dispone de una secretaria. Las labores de una secretaria de gerencia pasan por controlar el calendario, el horario, la agenda del gerente y el cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa.

Revisar la correspondencia de la gerencia de una empresa y comunicarse de manera efectiva con otros empleados y proveedores y/o clientes.
Asegurarse que la compañía cumple con ciertas obligaciones legales comprobando la adecuación de una gran variedad de documentos.
Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de su jefe están bien programadas y no interfieren con otras obligaciones.
Enviar agendas e informes.
Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
Tener una agenda actualizada incluyendo a los trabajadores de la empresa, clientes y proveedores.

Qué estudiar para realizar el trabajo de secretaria

Para que las funciones de secretaria se lleven a cabo de manera adecuada, esta profesión requiere de unos conocimientos básicos que se reciben en diferentes universidades, centros de formación profesional o a través de cursos de secretaria. Por ejemplo, una opción consiste en completar las 1,300 horas de estudio que se exigen en el título de formación profesional Técnico Superior en Secretariado. En cuanto a los cursos, también se puede completar un curso de auxiliar administrativo, de asistente de dirección o de secretariado.

Recuerda que en la actualidad las empresas cada vez están más dispuestas a ampliar sus negocios de manera internacional, por lo que el dominio del inglés y otros idiomas siempre será una ventaja si entre las funciones de secretaria se incluye la comunicación con clientes o proveedores extranjeros.

Cómo buscar trabajo de secretaria

Una de las ventajas de llevar a cabo las funciones de secretaria es que en esta profesión se puede encontrar trabajo con y sin experiencia previa. Obviamente, las condiciones económicas serán mejores si la persona cuenta con experiencia previa en el área del secretariado. Independientemente de tu experiencia laboral previa, el proceso para encontrar trabajo de secretaria es el mismo:

En primer lugar necesitas escribir un buen currículum enfocado en el sector del secretariado. Es preferible que este documento no ocupe más de un folio y que tenga un estilo profesional. Sus secciones más importantes son la información personal, la experiencia y la formación educativa. Recuerda que siempre debes revisar varias veces tu CV para estar seguro que no contiene errores gramaticales u ortográficos.
Junto a tu CV puedes adjuntar una carta de presentación que resalte 2 o 3 logros profesionales que hayas logrado en el pasado. El objetivo de este documento no es repetir lo que se dice en el currículum, sino de complementarlo para llamar la atención del equipo de recursos humanos.
Si tu perfil de secretaria coincide con lo que necesita la compañía, te avisarán para una entrevista en la que tendrás que responder preguntas comunes de una entrevista personal. Durante esta fase puedes llevar cartas de recomendación que demuestren tus habilidades como secretaria.
Por último, al día siguiente de tu entrevista puedes enviar por correo electrónico una carta de agradecimiento para agradecer al equipo de recursos humanos el tiempo que te dedicó.

Aumento en la demanda de secretaria virtual

Por último, queremos mostrarte una opción que cada vez usan más empresas: la secretaria virtual. En este caso, el o la empleado/a no trabaja directamente en las oficinas de la compañía sino de manera remota. Las funciones de la secretaria virtual son prácticamente las mismas que las de la secretaria tradicional. Sin embargo, esta opción puede ofrecer más ventajas al profesional (posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo) y a la empresa (reducción de costes).

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