¿Has pensado en convertirte en organizador de eventos?

Los consumidores cada vez son más exigentes a la hora de adquirir productos o servicios. Cualquier detalle que no satisfaga a los usuarios se puede convertir en una auténtica pesadilla para una empresa; por ejemplo, compartir en las redes sociales que en un banquete de boda en el que se contrató a un grupo musical al final sólo apareció un DJ. Por esta razón las compañías o individuos que se encargan de organizar fiestas de empresa, bodas, comuniones, despedidas de soltero/a, cumpleaños, aniversarios, etc. cuentan con los servicios profesionales de un organizador de eventos.

En esta guía de organizador de eventos te vamos a explicar en qué consiste esta profesión, el procedimiento más popular que usa una organizadora de eventos, sus funciones y perfil, cuáles son los proveedores que hay que tener en cuenta para tener éxito en este sector y qué hay que estudiar para ser organizador de eventos.

¿Qué es un organizador de eventos?

Un organizador de eventos es la persona que se encarga de preparar un evento social como bodas, despedidas de soltero/a, cumpleaños, fiestas de empresa, etc. según los gustos del cliente. Esta persona debe asegurarse que cualquier detalle relacionado con el evento (decoración, música, comida, etc.) se ajusta a los deseos y expectativas del cliente.

Un organizador de eventos puede estar en plantilla trabajando para una empresa o puede trabajar de autónomo con un portfolio de clientes amplio a los que anualmente les organiza eventos específicos. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas, por lo que conviene analizarlas bien antes de optar por una de ellas. Algunos profesionales de este sector suelen comenzar trabajando para empresas para ir adquiriendo experiencia y después de un tiempo se dan de alta de autónomos.

Hay que recordar que ser organizador de eventos implica trabajar prácticamente durante toda la semana ya que durante los días laborables este profesional se tendrá que reunir con clientes y proveedores para especificar detalles, mientras que durante el fin de semana lo ideal sería que acudiera brevemente (o alguno de sus empleados) a los eventos para verificar que todo transcurre según lo contratado.

Procedimiento de trabajo de una organizadora de eventos

El procedimiento de trabajo de un organizador de eventos suele dividirse en tres fases:

1. Tras un contacto inicial por teléfono, correo electrónico o redes sociales, el organizador de eventos se reúne de manera física (preferiblemente y si es posible) con el cliente para conocer más detalles sobre el evento que quiere organizar. Es conveniente que la organizadora de eventos lleve un portfolio con fotografías e información relevante de eventos similares que haya planeado en el pasado. Por ejemplo, si se trata de una boda, puede llevar fotos de la decoración de la iglesia y el comedor, el menú, la distribución de los invitados, el grupo musical, el transporte, etc. En esta fase el cliente esperará que se le ofrezca un presupuesto aproximado según sus exigencias.

El objetivo de esta primera reunión consiste en reunir la mayor información posible para que el organizador de eventos pueda comenzar a contactar a las personas o empresas que se ajustan a los deseos del cliente.

2. Durante las semanas/meses previos a la fecha del evento el organizador de eventos irá compartiendo información con el cliente para concretar detalles específicos. Cuanto más tiempo se disponga para buscar opciones, más probabilidades habrá de contratar lugares o personal exclusivo e incluso de reducir el presupuesto.
3. Dependiendo de la importancia del evento y de la agenda personal del organizador de eventos, sería conveniente que el organizador acudiera brevemente al evento para revisar que todo transcurre según lo planeado. Si no es así, es imprescindible que siempre esté disponible por teléfono para resolver cualquier imprevisto.

Funciones de un organizador de eventos

• Desarrollar y entregar proyectos según los deseos de cada cliente manteniendo el presupuesto pactado.
• Buscar opciones de calidad para lograr la satisfacción del cliente.
• Mantener una comunicación fluida y amigable con los clientes y proveedores resolviendo cualquier duda que tengan. En caso de ofrecer alternativas diferentes a las propuestas iniciales debido al presupuesto u otras razones, es fundamental saber explicar estas circunstancias con empatía y mucha profesionalidad.
• Contar con una cartera de proveedores amplia en diferentes sectores para cubrir cualquier necesidad de alojamiento, transporte, alimentación, entretenimiento, etc. de los clientes.
• Conocer de manera presencial el lugar donde se realizará cada evento para asegurarse que se ajusta a las peticiones de los clientes; especialmente importante si el organizador no estará presente durante el evento. Lo mismo ocurrirá con cualquier otro servicio que se ofrezca como el entretenimiento musical o la decoración.
• Ofrecer un servicio de atención al cliente impecable estando a su disposición según su horario laboral ofreciendo diferentes vías de comunicación.
• Si la organizadora de eventos cuenta con empleados, es primordial promover el trabajo en equipo sabiendo relegar responsabilidades.

¿Qué proveedores deben aparecer en la agenda de un organizador de eventos?

Salvo casos muy específicos, lo normal es que una organizadora de eventos trabaje con una gran variedad de eventos. Por lo que es imprescindible contar con un portfolio de proveedores de servicios entre los que no pueden faltar los siguientes (empresas o autónomos):

• Alojamiento y restauración. Es conveniente que el organizador de eventos divida esta sección por presupuesto (bajo, medio, alto) para poder ofrecer a los clientes específicamente lo que se ajusta a sus necesidades. Si se suele trabajar habitualmente con comidas o cenas, en esta sección también es posible contar con un equipo de camareros de confianza.
• Transporte. Algunos eventos requieren la contratación de autobuses para poder llevar a los invitados a su destino. Hay que recordar que tan importante es la calidad del vehículo como la profesionalidad del conductor.
• Viajes. Algunos eventos en vez de un día pueden durar un fin de semana o incluso toda una semana. En este caso se puede usar los servicios de un agente de viajes.
• Entretenimiento. Este sector es muy amplio y debe ajustarse a los requisitos de cada evento ya que no es lo mismo un cumpleaños infantil que una despedida de soltera. En esta categoría aparecen: magos, humoristas, servicios de juegos infantiles, grupos musicales, DJ’s, etc.
• Decoración. Este detalle que algunas personas pasan por alto puede ser el más recordado de un evento (por ejemplo en fiestas temáticas). Lo ideal es que el organizador de eventos pudiera cumplir esta función si está dentro de sus capacidades.

Perfil de un organizador de eventos

• Una organizadora de eventos necesita tener buenas habilidades interpersonales para poder comunicarse eficazmente con clientes, empleados y proveedores.
• Ser una persona organizada y responsable ya que la mayoría de los eventos siguen una programación específica que no se puede alterar y cualquier error de programación puede hacer que el evento fracase.
• Ser capaz de manejar adecuadamente las redes sociales, especialmente para promocionar eventos exitosos que publiciten la calidad de sus servicios y lograr aumentar su clientela.
• Si tiene empleados a su cargo, es necesario convertirse en un modelo a seguir para mostrarse como un líder.
• El dominio del inglés será imprescindible si se van organizar eventos internacionales o la mayoría de los clientes son extranjeros (como ocurre en los lugares más turísticos de España).

¿Qué hay que estudiar para ser organizador de eventos?

Aunque las aptitudes personales son esenciales para triunfar en esta profesión, es necesario contar con una buena formación académica. Estudiar para ser organizador de eventos además de dotar a la persona de conocimientos profesionales, también dará más confianza a los clientes potenciales y hará que se logre un mayor número de contratos.

Debido al auge de esta profesión durante los últimos años, la especialización cada vez es mayor y se puede lograr una formación a distancia o presencial en universidades, instituciones de formación profesional o realizando cursos de organizador de eventos. En la universidad dos carreras relacionadas con esta profesión son las de Relaciones Públicas, y Comunicación y Marketing; aunque también hay Másteres en Protocolo, Etiqueta y Organización de Eventos muy útiles.

Si ya se tiene un certificado o titulación relacionada con este sector, la formación continua es vital para poder adaptarse a las cambiantes tendencias de los clientes. Internet es el mejor recurso de los organizadores de eventos para este propósito ya que pueden conocer las últimas novedades no solo en España, sino en cualquier rincón del mundo para ofrecer algo fresco y diferente a sus clientes.

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