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Aprender a delegar tarefas é essencial para avançarmos como profissionais. Confiar nas pessoas que trabalham connosco e delegar algumas das nossas funções faz com que nos dediquemos mais a projectos que são prioritários e relevantes para a empresa. De seguida, vamos apresentar um conjunto de 5 passos para aprender a delegar as suas tarefas e conseguir um bom resultado.
Definir quais as funções a delegar e a quem
Tanto é importante definir a tarefa que podes delegar, como a pessoa a quem vais confiar essa mesma tarefa:
- Que tarefas delegar: Concentra-te nos projetos que apenas tu podes acompanhar de um modo diferenciador e delega as tarefas que as outras pessoas podem realizar e que não necessitam especial atenção da tua parte. Por exemplo: projetos que ocupem demasiado tempo, projetos que a tua equipa pode aprender, projetos que não te motivem, entre outros
- A quem delegar: devemos delegar estas tarefas a colaboradores da tua equipa que reúnam as capacidades e o potencial necessário para concretizar esse projeto. Não te esqueças que a pessoa a quem delegas tem de ter disponibilidade e autonomia para aceitar novos projetos.
Tem a certeza que o colaborador compreende bem todo o processo
Antes do projeto chegar à pessoa que irá ser responsável pelo mesmo, transmite todos os detalhes necessários: quais os passos a seguir e quais os objetivos delineados. Esta informação será fundamental para que a pessoa responsável realize corretamente a atividade.
Se necessário, faz um pequena formação para estares certo de que os procedimentos foram bem transmitidos e que não restam dúvidas. Atenta que deves estar certo de que a tarefa delegada não implica terceiros, não carece de um orçamento específico, prazos de revisão e a data final de entrega.
Motiva os colaboradores e transmite confianza
Transmite toda a tua confinça e motivação durante o desenvolvimento de todo o projecto, pois isso será fundamental para o alcance dos objetivos. Com este espírito, conseguirás ainda que a pessoa que sinta parte integrante do projeto e motivada para querer alcançar os objetivos.
Demonstra que confias na pessoa, pois isso dará maior segurança e autoestima. Deste modo, fazes igualmente com que haja uma comunicação fluída e um bom ambiente laboral. Com estas atitudes e modo de trabalhar, podemos garantir que o rendimento do projecto esteja assegurado.
Faz revisões e apoia o processo
O ato de delegar tarefas deve ser entendido como um processo de retroalimentação. O trabalhador vai executar um projecto no teu lugar, mas tu deves fazer seguimento dos seus pedidos e tarefas para comprovares de que ele está executando bem as suas tarefas e analisar se é necessário proceder a alterações.
Deves ser capaz de mostrar os erros e ensinar como é possível melhorar, sempre com o apoio e com um ponto de vista construtivo. Deves igualmente pedir um feedback ao trabalhor, para compreender quais os pontos que tu também deves mudar, pois isto só vai ajudar no futuro, a delegar melhor as tuas tarefas.
Reconhece o valor do trabalhador e partilha com a restante equipa
Quando a execução da tarefa termina é muito importante reconheceres o trabalho do colaborador e felicitá-lo pelos resultados obtidos. Por outro lado, quando os resultados não são atingidos deves analisar quais os fatores que impediram a concretização dos mesmos. Quer o resultado seja positivo ou negativo, deves agradecer pelo trabalho desempenhado e pela responsabilidade aceite. Efectivamente, é muito importante reconhecer mérito à pessoa que realizou o projeto.
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