Avaliação do desempenho: como aumentar a produtividade dos seus funcionários

Avaliar o desempenho dos colaboradores não é apenas uma formalidade, é imprescindível para o correcto funcionamento das organizações, comportando um conjunto de benefícios para as empresas. Sem avaliações de desempenho, a empresa não se poderia identificar as fraquezas dos colaboradores e dos líderes, bem como os pontos fortes, quer do colaborador, quer da equipa.  

E é exactamente neste ponto que o trabalho dos profissionais de Recursos Humanos é fundamental, pois estes avaliam e analisam essas expectativas, assegurando que são comunicadas e compreendidas mutuamente. Assim, as equipas de O objectivo? Criar uma relação agradável, satisfatória e durandoura entre a empresa e o colaborador.

O que é uma avaliação de desempenho

Uma avaliação de desempenho é uma ferramenta que ajuda os departamentos de Recursos Humanos a medir o desempenho dos colaboradores ou áreas de uma empresa, o rendimento da equipa e a obtenção de resultados de forma sistémica e objectiva. Graças a estas avaliações é possível avaliar o nível de efetividade no trabalho, identificar talentos, averiguar a productividade dos funcionários, e detectar as necessidades dos funcionários e possíveis falhas na gestão de pessoal.

Esta avaliação permite entender se o colaborador está aquém, atende ou excede as expectativas da organização. Com base nas respostas, poderá definir um plano estratégico de acordo com a necessidade daquele funcionário, tais como formações, promoções, bonificações, maior flexibilidade, entre outros.

O intuito da análise não é o de encontrar culpados, mas sim o de entender a dinâmica da equipa, o modo como trabalham em conjunto e prever ou solucionar problemas para que conjuntamente se alcancem objetivos, se melhore a productivide e que os colaboradores sintam satisfeitos na empresa e nos seus cargos.

Quais são os objectivos de uma avaliação de desempenho?

O principal objetivo é detectar pontos de melhoria, tanto na gestão de equipas como nos processos e na realização de tarefas, para tornar o trabalho (individual e colectivo) o mais eficiente e eficaz possível e, ainda, satisfatório. Uma avaliação de desempenho deve ser desdobrada em metas, pois estas ajudam a medir o progresso e auxiliar no redirecionamento do colaborador. Algumas das metas mais comuns:

Metas de desenvolvimento.

Correspondem ao crescimento profissional ou pessoal. Aqui, você identifica o potencial do colaborador e busca a promoção das competências-chave para concretizá-lo.

Metas de melhoria

São os casos de corrigir o desempenho. Isso ocorre quando os relatórios apresentam um desempenham aquém dos padrões e requisitos esperados, e o RH deve acompanhar a evolução dos indicadores.

Metas de inovação

Consiste na criação de novas funções para incrementar a produtividade.

Metas SMART

Metodologia que ajuda a estabelecer níveis de exigência adequados. Estabelece que as metas devem ser:

• Específicas e facilmente identificáveis;
• Mensuráveis
• Realistas
• Relevantes
• Concretizáveis dentro de um prazo.

Alguns dos indicadores da avaliação:

• Execução dos objetivos delineados. Deverá assegurar que os objectivos foram comunicados de forma clara no início do contrato, um ponto chave para o sucesso do colaborador;
• Fortalecimento de estratégias empresariais, detetando pontos de melhoria na gestão de equipas ou redefinição de posições e responsabilidades. Talvez um funcionário não seja productivo ou não se sinta motivado numa dada posição e se possa reajustar num outro departamento onde as suas aptidões e interesses sejam mais adequados;
• Estabelecer objetivos-meta nos processos de promoções e reconhecimentos;
• Melhorar a qualidade do trabalho desempenhado;
• Melhorar a comunicação interna.

Quais são os benefícios de uma avaliação de desempenho?

Ter uma visão real sobre o desempenho, quer individual quer colectivo, de todos os funcionários permite-lhe tomar decisões acertadas no que respeita à gestão de talento e na definição de responsabilidades e objetivos, apoiando e potenciando o desempenho que cumpre ou supera os objetivos delineados, ou identificando problemas, freios ou necessidades que impedem que estes sejam cumpridos, procurando sempre uma solução. Os principais benefícios são:

• Apoiar o desenvolvimento e melhoria do funcionário e melhorar a produtividade/satisfação;
• Mais justiça nas políticas de compensação, oferecendo incentivos adaptados à execução de objetivos;
• Estabelecer políticas de promoção justas e melhorar as decisões;
• Detetar erros na atribuição de um posto, no qual talvez o funcionário não é o melhor candidato e não se sente confortável com o que lhe poderia ser reatribuído.
• Melhorar a comunicação interna entre funcionário e patrão.

Como avaliar o desempenho

No momento de avaliação do desempenho há diferentes modelos e variáveis a ter em conta, que dependerá em grande parte do objetivo e propósito da sua avaliação e das partes implicadas no mesmo.

Independentemente do modelo utilizado, o importante é que permita determinar o desempenho, onde estão as forças, qualidades pessoais, pontos de melhoria, aptidões, envolvimento no projeto e alcance de objetivos.

O modelo de avaliação este pode ser de dois tipos:

• Formulário aberto: Consiste numa série de perguntas abertas, que permite respostas honestas e detalhadas. Um exemplo deste tipo de avaliação pode ser pedir para mencionar 3 coisas que “X” alcançou este ano, exemplos ou aspetos de melhoria e em que situações deveriam ser implementados.
• Formulário fechado: é dada uma afirmação que deverá classificar de 1 a 5, sendo 1 o pior valor e 5 o mais alto. É importante que o enunciado seja claro. Um exemplo de pergunta fechada é a seguinte: “Cumpre “X” com os prazos estabelecidos na entrega de tarefas. Qualifique de 1 a 5”, ou “Esforça-se para assegurar que o trabalho seja entregue a tempo. Qualifique de 1 a 5”.

Para analisar as respostas deverá ter em consideração o seguinte:

• Conhecimento da função, objetivos e responsabilidades;
• Qualidade do trabalho desempenhado;
• Relação com os demais menbros da equipa;
• Satisfação e felicidade no entorno laboral.

Com que frequência deve ser feita essa avaliação?

O ideal é que seja periódica, já que as empresas e equipas estão em constante mudança e evolução. É importante receber feedback de forma recorrente. Assim, identificará pontos de melhora e facultar o apoio necessário, bem como recompensar os bons resultados dos membros da equipa.

Que estrutura deve ter um plano de avaliação de desempenho

Preferencialmente, deve ter um esquema do pretendido antes de iniciar a avaliação. Idealmente deverão responder às seguintes questões:

• O que se pretende avaliar?
• Em que moldes será efectuada a avaliação?
• Quais os tempos da avaliação?
• Quem vai ser responsável pela avaliação?
• Que variáveis serão tidas em conta?
• Definição da escala de avaliação.

É importante que o propósito seja bem comunicado para serem recolhidas respostas o mais honestas possíveis e a avaliação ser o mais real possível para tomar boas decisões estratégicas.

Erros a evitar na avaliação de desempenho

• Fazer críticas destrutivas. Com isto não queremos dizer que não possam ser feitas críticas, no entanto estas devem ser construtivas, reforçar os pontos frágeis e ajudar a melhorar.
• Não ouvir o colaborador. Um dos objectivos desta avaliação é que o colaborador sinta liberdade e confiança para se expressar.
• Não ser objetivo. É normal tender para a subjetividade, criamos laços de amizade e que podem impedir uma avaliação mais fidedigna.
• Fazer comparações entre funcionários. Os funcionários não devem ser comparados, pois somos todos diferentes e é essa mesma diversidade que pode acrescentar mais valor à empresa. Devemos entender que diferentes personalidades significa distintos desempenhos.
• Não clarificar nem definir os objectivos da avaliação antes de esta ter início.

Como planificar uma avaliação de desempenho

1. Definir os objetivos e indicadores a avaliar;
2. Definir quem vai ser avaliado e a percentagem de peso de cada avaliação no resultado total:
   • Patrão ou supervisor;
   • Autoavaliação;
   • Colegas;
   • Avaliação do funcionário sobre o seu patrão ou supervisor;
   • Avaliação do cliente sobre os funcionários da empresa com que contacta;
   • Metodologia de avaliação de desempenho 360º muito mais completa e complexa, na qual é analisada a visão de todas as partes mencionadas anteriormente;
3. Criação do questionário;
4. Lançamento e avaliação.

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