Um dos temas que gera maior debate entre as empresas e os trabalhadores é o controlo de acesso à Internet dos empregados, onde se confrontam a obrigação do cumprimento do trabalho por parte dos seus trabalhadores e o direito à privacidade dos mesmos.
Segundo a lei portuguesa, os empregadores que queiram controlar os contas de email ou as mensagens dos trabalhadores terão de seguir uma série de procedimentos e deverão avisá-los com antecedência, sem nunca interferir com o seu direito à privacidade.
Para garantir que este requesito se cumpra, as empresas devem seguir estes três passos:
- Comunicar o controlo da Internet: É a principal condição para que as empresas possam levar a cabo a vigilância do uso que os trabalhadores fazem da Internet. Independentemente de como comuniquem, deverá ficar registado por escrito.
- Delimitar o que está proibido e o que não está: Por exemplo, a empresa pode proibir aos seus trabalhadores o uso das redes sociais mas permitir o uso do LinkedIn como forma de contactar com um cliente. Todos estes casos devem estar detalhados claramente.
- Especificar as vias de vigilância: Também devem especificar os dispositivos de vigilância que pretendem implementar: um programa nos computadores de cada trabalhador, filtros de segurança, camâras físicas no escritório, entre outros.
Conhecer o uso que fazem os trabalhadores do seu computador e Internet pode ser benéfico para as empresas por diferentes razões, entre as quais está um melhor rendimento dos trabalhadores, o aumento da produtividade da empresa e obtenção de melhores resultados. Não obstante, as empresas devem diferenciar as várias formas de controlo e gestão da informação para que estas práticas não afetem a estabilidade dos trabalhadores e, em consequência, a estabilidade dos seus negócios.
O mercado atual dotou as empresas com uma infinidade de aplicações para que estas consigam fazer este controlo de informação. Algumas das opções que encontramos são Hubstaff ou Xora, que permitem vigiar que páginas, programas e ficheiros estão a visualizar os trabalhadores ou que movimentos realiza o empregado ( se está sentado em frente ao computador, se o mantém em pausa ou se tem outra conta iniciada, entre outros), inclusive se os empregados realizam o trabalho a partir de casa.
É, então, que a empresa deve ponderar sobre a utilização destas ferramentas. Se de um lado está o benefício que a mesma pode obter, por outro está a hostilidade que pode gerar entre os trabalhadores e a empresa.
Não obstante, a tecnologia oferece alternativas menos intrusivas de controlo de informação que as empresas podem levar a cabo sem necessidade de repercutir negativamente no ambiente laboral dos seus negócios. Algumas das boas práticas que as empresas podem utilizar para garantir uma correta execução do trabalho dos seus empregados são:
- Inserir um filtro de palavras-chave: A empresa pode incorporar palavras-chave proibidas que faça com que, ao ser introduzidas na barra de pesquisa não obtenha nenhuma resposta. Isto é, se a empresa decide que “jogos” é uma das palavras proibidas, quando um trabalhador tente procurar por “jogos”, nenhuma página irá aparecer, seja qual for o navegador que este utilizar.
- Inserir um filtro de URLs: Em vez de palavras-chave, a empresa pode controlar páginas web específicas, inserindo uma url exata, como por exemplo, www.facebook.com. Salvo algumas exceções (como as redes sociais), é complicado deduzir que páginas web podem interferir no trabalho, pelo que as palavras-chave podem oferecer um melhor resultado.
- Inserir um filtro para o tipo de ficheiros: As empresas, também, têm a opção de fazer um filtro pelo tipo de ficheiros, especialmente os formatos de música ou vídeo (mp3, mp4, mov, avi o wmv). É uma boa opção para evitar que os trabalhadores dediquem partes do seu tempo de trabalho, a descarregar músicas ou vídeos que possam utilizar no seu tempo livre e também para garantir uma melhor velocidade da rede no escritório.
Outra das fórmulas que as empresas podem aplicar, para que os seus empregados sejam mais produtivos, é eliminar a cultura de medo e apostar na liderança positiva criando um clima optimista entre os trabalhadores, que irá repercutir resultados positivos na empresa.
Lê mais sobre como aplicar a liderança positiva.
Keith
Thanks for the excellent guide