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Muchas veces el ser productivo y trabajar eficazmente lo único que requiere es de una gran organización y priorización de tareas. Hoy en día, existen muchísimos métodos y herramientas que te pueden ayudar a hacerlo. Uno de los más conocidos es el método Kanban. Hoy te vamos a explicar en qué consiste el método Kanban y sus beneficios en la planificación del trabajo.
¿Qué es el método Kanban?
El método Kanban es un sistema de que proporciona una gestión de proyectos mucho más clara y visual a través de tarjetas, mejorando el flujo de proyectos.
Este método consiste en dividir los proyectos en fases delimitadas, que están representados por columnas, donde se asignan las diferentes tareas, que están representadas por tarjetas. Por ejemplo, podríamos llamar a las columnas así: Backlog, In process, waiting for feedback, paused/blocked, done. Y dentro de ellas estarían las diferentes tareas, que podrían ser, por ejemplo si estamos realizando un estudio, las siguientes: hacer una encuesta, analizar los datos, realizar los gráficos, hacer presentación y nota de prensa y difusión en medios de los resultados.
El proceso Kanban hace que se puedan gestionar de manera general las tareas conforme se van completando, moviéndolas de un estado al siguiente. Este tipo de gestión de tareas hace que el proceso sea mucho más eficiente al estar más organizado, ofrecer mayor claridad sobre las tareas y su estado en el proceso, los responsables de cada una de ellas y fecha de vencimiento.
Beneficios del sistema Kanban
Los beneficios principales son la mejora en la planificación del trabajo, el aumento de la agilidad y la eficiencia en la gestión y realización de tareas. Pero, además, aplicar un sistema Kanban tiene muchos más.
- Evita que se vayan retrasando tareas o que incluso se te olviden, y facilita su seguimiento. El método Kanban ofrece una visión global de todo el proceso, las tareas que te corresponden y fecha de entrega.
- Asegura una mayor calidad en el proceso y fluidez, obligando a que una tarea tenga que estar terminada para poder comenzar con la siguiente, moviéndolas de columna/fase en el proceso.
- Aumenta el rendimiento del equipo ya que tiene mucho más claras las tareas que le corresponden en cada momento, sin depender de nuevas indicaciones, y la prioridad de cada uno dependiendo de fecha de entrega.
- Evita que haya saturaciones al ver la carga de trabajo y el número de tareas en cada estado de cada proyecto.
- Siguiendo los puntos anteriores, esto hace que disminuya el estrés de los trabajadores, ya que les ayuda a tener claras sus tareas y prioridades. Además, es visible para sus responsables su carga de trabajo y evita que se les sature con otras que no tienen tanta relevancia.
- Hace que mejore la comunicación y transparencia, ya que todos los implicados tienen total visibilidad de qué taras se están haciendo, quién es responsable y cuáles ya están hechas.
- Aumenta la productividad ya que tienes muy claro lo que tienes que hacer en cada momento, y cuál es tu prioridad para cumplir los plazos de entrega.
- Ayuda a tener una estimación de tiempo de realización del proyecto más realista al estar dividido en tareas y diferentes fases.
- Y lo mejor de todo…¡Es un sistema muy sencillo y fácil de implementar!
¿Cómo implementar el sistema Kanban?
Establecer el sistema Kanban es muy sencillo si todos los miembros del equipo entienden la dinámica. Para ello, simplemente hay que establecer los siguientes procesos:
- Establecer las fases: Como comentamos, las tareas se irán moviendo por diferentes estados según su evolución en el proyecto. Es importante establecer unos estados delimitados, que sean claros y comprendidos por todos los participantes del proyecto. Esto ayudará a todas las personas implicadas a saber en todo momento cuál es la situación en la que se encuentra el proyecto y cómo mover las tareas o tarjetas de una columna a otra.
- Definir las tarjetas: Las tarjetas se deben colocar en cada una de las columnas o fases. En cada tarea generalmente aparece la siguiente información: breve explicación de la tarea, responsable, fecha de comienzo de la tarea y fecha límite de entrega.
- Liderazgo: Uno de los objetivos del método Kanban es que todos tengan claro qué tienen que hacer y cuándo, y que tomen responsabilidad y liderazgo en la tarea en cada fase, asegurándose que se haga.
- Revisión y mejora: Como todo método, hay que revisarlo y mejorarlo según lo que más funcione para tu equipo. ¿Quizá añadir más fases? ¿Organizarlas de un modo diferente?
Herramientas que siguen el sistema Kanban
Hay muchas herramientas que se basan en el método Kanban y aportan los mismos beneficios en la planificación del trabajo, entre las que te recomendamos las siguientes:
- Tablero y post-its: Una opción muy sencilla y económica. Coloca un tablero o pizarra en un sitio visible para todo el equipo. Dibuja las diferentes columnas que representen las diferentes fases de un proyecto, y utiliza post-its para añadir las tareas y moverlas a lo largo del tablero o la pizarra según se vayan desarrollando.
- Jira: Jira es una herramienta para la planificación y gestión de proyectos y el seguimiento de errores e incidencias. Tiene una versión gratuita de hasta 10 usuarios.
- Trello: De igual modo, a través de tarjetas, listas y tableros, Trello permite a los equipos organizar y priorizar sus proyectos de forma fácil y flexible. Tiene una versión gratuita de hasta 10 tableros por equipo.
Esperamos que te haya entrado la curiosidad de aplicar este sistema en tu trabajo ahora que sabes más sobre el método Kanban y sus beneficios en la planificación del trabajo. Te aseguramos que una vez asimiles la dinámica aumentará tu eficacia y productividad y la de tu equipo.
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