Groups & Events Coordinator

Descrição da vaga

DESCRIPTION JOB  • Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito.  • Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.  • Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía un e-mail de seguimiento con sus datos personales.  • Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.  • Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.  • Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.  • Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.  • Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurándose que todo se desarrolla como esta planificado.  • Realizar la revisión de la facturación del grupo/ evento segurándose que se ha hecho correctamente  • Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resúmen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa.  • Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.  • Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.  • En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo.  • Dar la bienvenida al cliente (meeting planner) estableciendo una relación personal con el hotel.  • Cuando requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, principalmente para visitas que precisan de amplios conocimientos técnicos y de estructura del hotel.  CUSTOMER EXPERIENCE  • Conocer la filosofía de la Marca y cumplir con los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.   • Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.   • Atender las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas a su responsable. Escalar la incidencia a su responsable en caso de no poder dar una solución.  • Conocer los objetivos de Voz del Cliente y ejecutar las acciones necesarias para su cumplimiento.   • Apoyar a su responsable con la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas   • Conocer y promocionar los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos.  HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE  • Conocer el plan de evacuación del Hotel.   • Conocer los equipos de protección individual y los usa correctamente.  • Conocer los métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad.  • Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.  SUSTAINABILITY  • Ofrecer la propuesta de valor de MICE Sostenible (si procede).  • Minimizar el desperdicio de alimentos en los eventos.

Requisitos