Llevamos ya meses con el nuevo Reglamento General de Protección de datos, donde se implementaron nuevos requisitos y sanciones. Aun así, todavía hay puntos que cuesta entender. En este post repasamos todas sus implicaciones y el modo en el que afecta al sector de selección de personal.

En el mundo de selección de personal trabajamos con gran cantidad de datos personales. Éstos provienen directamente del candidato cuando se inscribe a nuestras ofertas, o de plataformas externas cuando realizamos sourcing para la búsqueda de perfiles. Provenga de donde provenga el dato, toda esta información con la que trabajamos es personal y sensible, por lo que esta regulación nos afecta de forma directa. ¿Estamos respetado todas las cláusulas?

Puntos clave que los equipos de RR.HH. deben seguir para cumplir con la LOPD

Esta ley lo que busca es reforzar el derecho del usuario y las obligaciones de la empresa en términos tratamiento de esos datos, que implica incluso el mero hecho de almacenarlos, aunque no se haga uso de éste.

El consentimiento debe ser claro, consciente, inequívoco y expreso

El consentimiento toma un nuevo significado, y ahora éste debe ser explícito e inequívoco por parte de los candidatos. Para que esto sea posible, la solicitud del consentimiento debe ser clara y comprensible: se debe preguntar de una forma clara y sencilla y explicar sin ningún tipo de omisión el motivo, la finalidad de esa recogida de los datos y por cuánto tiempo se mantendrán.

No se permite un consentimiento que ya ha sido premarcado, utilizar un lenguaje muy complejo que haga difícil el entender qué se está aceptando, omitir información o utilizar un sistema difícil de utilizar.

Se debe garantizar la seguridad de los datos

Hay que prever y tomar medidas para evitar las brechas de seguridad motivados por fallos o ataques al sistema informático de la empresa, los cuales pueden alterar los datos o provocar su pérdida. En tal caso, se debe reportar a la Agencia Española de Protección de datos antes de 72 horas de este problema.

Derecho del candidato a acceder a los datos y retirar su consentimiento

Todos los candidatos pueden acceder y pedir una copia sobre toda información referente a sus datos: dónde se han conseguido, de qué modo se están tratando y con qué fin. De igual modo, tienen derecho a solicitar que la información que la empresa posea sea editada o eliminada. De nuevo, toda esta información debe ser facilitada en un formato sencillo y claro.

El consentimiento tiene fecha de caducidad

Del mismo modo que solo debes recopilar los datos estrictamente necesarios, la ley hace también hincapié en mantenerlos solo el tiempo que necesites para realizar las funciones por los que se recopilaron. Esta limitación del tiempo por el que la empresa puede almacenar y hacer uso de los mismos fue algo nuevo del reglamento. En cualquiera de los casos, el candidato siempre tendrá que ser informado de cuánto tiempo se van a conservar sus datos. Respecto al tiempo estipulado dependerá del tipo de dato y su finalidad: no es lo mismo los datos contractuales que los de un paciente.

Consentimiento continuo

Sí quieres contactar a un candidato para otra posición o con un motivo diferente por el que se le solicitó los datos en un primer momento, debes asegurarte de que le pides permiso de nuevo.

Si encuentras el email por internet, asegúrate de que el candidato ya ha dado a esa página el consentimiento para ser contactado por terceros y es consciente de que lo dio con ese fin.

Sanción por el incumplimiento de la LOPD

Las multas económicas pueden ser dos:

• 2% del volumen de ingreso anual de la empresa, o 10 millones de euros. Se elegirá la cifra mayor. Se aplicará esta sanción cuando la empresa no demuestra que ha aplicado la seguridad requerida para la protección y procesamiento de los datos.
• 4% de la facturación anual de la empresa o 20 millones de euros, la suma que sea mayor. Esta sanción se dará cuando se haya tratado los datos de tal modo que se haya atacado los derechos del sujeto de los mismos.

No todo es malo…

Este nuevo reglamento no está aquí para dificultar nuestro trabajo, sino para ayudarnos a gestionar esa información sensible y personal con el respecto y cuidado que merece. De igual modo, al tener mayor control sobre los datos y tener información actualizada, podemos tomar mejores decisiones y contactar con candidatos que realmente están interesados. También, mostrar que tratamos los datos con sensibilidad y respeto nos hará ganar la confianza de los candidatos y posicionarnos como una empresa profesional y segura.

Recordad que el que se desconozca la ley no exime su cumplimiento, por lo que no te deberías proteger en la ignorancia; de nada te servirá si se da el incumplimiento de alguna de las cláusulas.

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