Job description
Groups & Events Coordinator
Misión:
Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.
¿Qué debo hacer?
• Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados sobre las características y servicios requeridos para llevar a cabo estos con éxito.
• Elaborar los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia del grupo, confirmando así los servicios contratados. Enviará un e-mail de seguimiento con sus datos personales.
• Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de Alimentos & Bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
• Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato, actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
• Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
• Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamentos del hotel sobre los comentarios de los clientes acerca del evento o grupo.
• Durante la estancia del grupo, estar presente en el hotel, manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose de que todo se desarrolla como está planificado.
• Realizar la revisión de la facturación del grupo/evento, asegurándose de que se ha hecho correctamente.
• Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa.
• Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse de que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
• Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento, llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
• En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un e-mail de agradecimiento por haber elegido el hotel y emplazándolo a recibirlos en un futuro próximo.
• Dar la bienvenida al cliente (meeting planner), estableciendo una relación personal con el hotel.
¿Qué buscamos?
• Experiencia mínima 2 años en una posición similar.
• Diplomatura o Licenciatura en Hostelería, Turismo o ADE
• Conocimientos de la operativa de grupos y coordinación de eventos.
• Persona organizada, resolutiva, con predisposición y facilidad de trabajo en equipo.
• Capacidad de negociación, perfil comercial, orientación a objetivos: habilidades analíticas.
• Manejo de PMS/ Opera Cloud
• Manejo profesional de paquete Office y Outlook.
• Idiomas: nivel alto de inglés y español. Valorable otros idiomas
