EVENTS COORDINATOR

Hotel España Ocean Drive · Barcelona

Departament: Sales & Events

Ubicació: Hotel España Ocean Drive, Barcelona

1. OBJECTIU DEL LLOC

Gestionar i comercialitzar els esdeveniments de l’Hotel España Ocean Drive, garantint una atenció professional i personalitzada als clients, la màxima conversió de les oportunitats comercials i una coordinació eficient amb els diferents departaments de l’hotel.

Contribuir activament a incrementar la facturació dels espais i serveis de l’hotel, mantenint els estàndards de qualitat i posicionament de la marca.

2. FUNCIONS I RESPONSABILITATS

Gestió comercial d’esdeveniments

• Atendre i gestionar les sol·licituds d’esdeveniments rebudes per correu electrònic, telèfon o altres canals.

• Elaborar pressupostos i propostes comercials personalitzades.

• Fer seguiment de les propostes enviades per incrementar-ne la conversió.

• Negociar tarifes i condicions comercials segons les directrius del departament de Sales.

• Realitzar visites comercials als espais de l’hotel.

• Identificar oportunitats d’upselling i cross-selling.

• Promoure activament els diferents espais i serveis de l’hotel.

Organització i coordinació

• Gestionar els esdeveniments des de la confirmació fins a la finalització.

• Coordinar els detalls operatius amb F&B, Cuina, Recepció, Housekeeping, Manteniment i Direcció.

• Elaborar i distribuir les ordres de servei.

• Supervisar els muntatges, horaris, necessitats tècniques i serveis contractats.

• Gestionar proveïdors externs quan sigui necessari.

• Garantir una comunicació fluida entre el client i els equips operatius.

• Fer seguiment de les incidències i assegurar-ne la resolució.

Gestió administrativa

• Preparar contractes, pressupostos i factures proforma.

• Controlar les confirmacions, els pagaments anticipats i les condicions de cancel·lació.

• Mantenir actualitzada la informació dels esdeveniments i la documentació corresponent.

• Coordinar amb Administració la facturació i el tancament econòmic dels esdeveniments.

• Mantenir actualitzada la base de dades de clients i contactes comercials.

Desenvolupament de negoci

• Col·laborar amb el departament comercial en la captació de nous clients.

• Desenvolupar relacions amb empreses, agències, DMC, organitzadors d’esdeveniments i clients particulars.

• Detectar noves oportunitats de negoci per als espais de l’hotel.

• Participar en accions comercials, fam trips i visites de familiarització.

• Potenciar la venda d’esdeveniments corporatius, socials, culturals i produccions audiovisuals.

3. ESPAIS I SERVEIS A COMERCIALITZAR

• Fonda España.

• Club Dorita.

• Sky Bar & Pool.

• Sala Sirenes.

• Altres espais singulars de l’hotel, segons disponibilitat i autorització.

• Serveis complementaris d’allotjament, restauració i experiències.

4. PERFIL REQUERIT

Formació

• Formació en Turisme, Hoteleria, Organització d’Esdeveniments o similar.

Experiència

• Experiència prèvia en organització d’esdeveniments, preferiblement en hotels de categoria superior.

• Es valorarà experiència comercial i coneixement del sector MICE.

Idiomes

• Castellà i català: nivell alt, oral i escrit.

• Anglès: nivell professional.

Competències

• Clara orientació comercial i al client.

• Capacitat d’organització i planificació.

• Habilitats de negociació i comunicació.

• Proactivitat i autonomia.

• Atenció al detall.

• Capacitat de resolució d’incidències.

• Treball en equip i coordinació interdepartamental.

• Flexibilitat i adaptació a les necessitats operatives.