Assistente de Grupos e Eventos - Cluster São Paulo

Qual será sua missão?

Atuar como ponto central de contato para clientes com solicitações de grupos e eventos nos hotéis do estado de São Paulo, recebendo e organizando as demandas, direcionando-as às unidades responsáveis e acompanhando seu andamento. Contribuir para um atendimento ágil e consistente, facilitando a comunicação entre clientes, área corporativa e hotéis, de acordo com os processos e diretrizes comerciais estabelecidos.

Quais serão sus atividades?

• Atuar como ponto central de contato para o recebimento de consultas e solicitações de clientes relacionadas a grupos, reuniões e eventos nos hotéis do estado de São Paulo.
• Realizar o primeiro atendimento ao cliente, identificando suas necessidades e coletando informações essenciais, como datas, número de participantes, hospedagem, espaços, alimentos e bebidas e demais serviços solicitados.
• Registrar, organizar e classificar as solicitações recebidas, direcionando-as aos hotéis responsáveis conforme os critérios e fluxos definidos pela área comercial.
• Manter o cliente informado sobre o recebimento e o encaminhamento da solicitação, esclarecendo os próximos passos e acompanhando o retorno das unidades, de acordo com os prazos e padrões de atendimento da Meliá Hotels International.
• Realizar follow-up com o cliente sobre o andamento das solicitações e propostas encaminhadas, mantendo-o informado sobre os retornos e próximos passos, sem assumir negociações ou compromissos comerciais fora de sua alçada.
• Realizar follow-up com os hotéis sobre disponibilidade de informações, elaboração de propostas, pendências e prazos de resposta, mantendo os registros atualizados.
• Monitorar o cumprimento dos prazos de atendimento e retorno das solicitações, identificando atrasos, pendências ou riscos de perda de oportunidades e comunicando-os à liderança e às unidades responsáveis.
• Encaminhar às unidades as informações necessárias para análise de disponibilidade e elaboração de propostas comerciais, respeitando as responsabilidades e alçadas de cada hotel.
• Apoiar o acompanhamento das solicitações recebidas por meio de plataformas e canais digitais do segmento MICE, como Cvent e outros canais de captação de leads, garantindo o correto registro e direcionamento aos hotéis responsáveis.
• Facilitar a comunicação entre clientes, Gerência Nacional de Vendas e equipes dos hotéis, assegurando que as informações sejam transmitidas de forma clara, completa e tempestiva.
• Manter comunicação contínua com as equipes de Grupos e Eventos dos hotéis, acompanhando informações relacionadas às solicitações, visitas técnicas, necessidades específicas e demais alinhamentos necessários ao atendimento.
• Após a confirmação de um grupo ou evento, assegurar a organização e a transferência das informações ao hotel responsável, contribuindo para uma transição eficiente entre a área comercial e a operação.
• Apoiar a organização de visitas técnicas (site inspections), conforme orientação da liderança, realizando os alinhamentos necessários com os hotéis e acompanhando os encaminhamentos.
• Apoiar a preparação de propostas, apresentações, relatórios e materiais administrativos relacionados às demandas recebidas, sem assumir negociações ou aprovações comerciais fora de sua alçada.
• Consolidar informações sobre volume, perfil, origem, status e prazos das solicitações, contribuindo para o acompanhamento dos resultados e indicadores da central.
• Encaminhar reclamações, solicitações complexas, negociações comerciais ou condições excepcionais aos responsáveis competentes.
• Identificar oportunidades de melhoria nos fluxos de atendimento e compartilhar sugestões com o Gerente Nacional de Vendas.
• Executar outras atividades de suporte relacionadas à central de Grupos e Eventos, conforme orientação da liderança.

O que estamos buscando?

• Formado/cursando, Turismo ou Hospitalidade, Marketing ou similar.
• Idioams: inglês e espanhol, desejável.
• Atendimento ao cliente e comunicação profissional.
• Organização de informações e acompanhamento de solicitações.
• Uso de e-mail, planilhas e ferramentas de controle.
• Capacidade de acompanhar múltiplas demandas e priorizar prazos.
• Noções de hotelaria, grupos, eventos ou processos comerciais serão consideradas diferenciais.
• Atenção aos detalhes, proatividade, organização e resolução de problemas.
• Experiência em atendimento ao cliente, suporte comercial, reservas ou atividades administrativas será considerada diferencial. Vivência em hotelaria, grupos e eventos será valorizada.