Job description
Groups & Events Sales Manager
En URSO entendemos que la excelencia comienza por las personas. Buscamos profesionales que compartan nuestra forma de entender la hospitalidad y que quieran aportar, aprender y crecer con nosotros.
Valoramos tanto la experiencia y los conocimientos como la actitud, la sensibilidad, la curiosidad, la atención al detalle y la capacidad de cuidar a quienes nos rodean.
Trabajamos desde el compañerismo y la colaboración entre departamentos, porque sabemos que una experiencia excepcional para nuestros huéspedes es siempre el resultado del trabajo de un gran equipo.
Apostamos además por el desarrollo y el aprendizaje continuo, ofreciendo formación, cross-training, nuevos retos y feedback para que cada persona pueda seguir evolucionando.
El puesto
Buscamos incorporar un/a Coordinador/a de Grupos & Eventos para gestionar de forma integral los grupos y eventos confirmados, desde la planificación y coordinación hasta su ejecución, facturación y cierre.
Será una posición clave para asegurar que toda la información del grupo o evento esté correctamente gestionada en los sistemas y trasladada a los diferentes departamentos, garantizando una operación fluida y una experiencia acorde con los estándares de un hotel 5 estrellas.
Tus principales responsabilidades
Gestión de grupos
Gestionar grupos desde su confirmación hasta la ejecución, facturación y cierre.
Crear y mantener actualizados grupos y bloqueos de habitaciones en el PMS.
Gestionar rooming lists, modificaciones, cancelaciones, no-shows, extensiones y necesidades especiales.
Controlar cut-off dates, releases, allotments, pick-up y bloqueos.
Verificar tarifas, habitaciones, routing, métodos de pago y condiciones contractuales.
Coordinar llegadas, salidas, VIPs, amenities, early check-in, late check-out y otros requerimientos especiales.
Mantener toda la información del grupo actualizada y correctamente registrada.
Gestión de eventos
Coordinar reuniones, convenciones, incentivos, eventos corporativos, celebraciones y otros eventos MICE.
Mantener contacto con clientes, agencias y organizadores durante la planificación.
Realizar visitas técnicas y reuniones previas cuando sea necesario.
Coordinar horarios, montajes, audiovisuales, F&B, menús, decoración, señalética, acreditaciones y necesidades especiales.
Elaborar, actualizar y distribuir BEOs / Function Sheets / Órdenes de Servicio.
Coordinar cambios de última hora y supervisar la correcta ejecución del evento.
Coordinar la producción de cartelería, minutas, señalética y otros materiales, siguiendo las pautas de marca.
Coordinación operativa
Trabajar estrechamente con Front Office, Reservas, Revenue, Housekeeping, F&B, Banquetes, Cocina, Finanzas, Seguridad, Mantenimiento y Comercial.
Participar en las reuniones operativas de grupos y eventos.
Revisar los grupos y eventos próximos, anticipando prioridades, VIPs y posibles incidencias.
Asegurar que contratos, presupuestos, acuerdos comerciales y sistemas estén alineados.
Facturación y cierre
Revisar depósitos, anticipos y condiciones de pago.
Configurar y verificar folios, routing y billing instructions.
Coordinar la facturación con Finanzas y Front Office.
Revisar cargos, extras y consumos y resolver posibles discrepancias.
Asegurar el correcto cierre administrativo y archivo de cada expediente.
