Descrição da vaga
Missão da Função:
Planear, coordenar e acompanhar grupos, reuniões, eventos e experiências realizadas no São Lourenço do Barrocal, assegurando uma organização rigorosa, uma comunicação eficaz entre todas as áreas envolvidas e uma experiência de excelência para o cliente, desde o primeiro contacto até ao encerramento do evento.
Principais Responsabilidades:
Gerir e acompanhar processos de grupos, eventos, reuniões, celebrações e outros eventos realizados na unidade;
Receber e analisar pedidos de grupos e eventos, compreendendo as necessidades e expectativas dos clientes;
Elaborar propostas comerciais, orçamentos e programas de acordo com o briefing e os objetivos do cliente;
Coordenar todo o processo de organização do evento, desde a confirmação até à sua realização;
Garantir a articulação entre os diferentes departamentos envolvidos: Alojamento, F&B, Cozinha, Housekeeping, Manutenção, Spa, Receção e restantes áreas;
Acompanhar os clientes durante a preparação e realização dos eventos, assegurando uma resposta célere às suas necessidades;
Elaborar e atualizar ordens de serviço, planos de eventos, rooming lists, timings e restantes documentos operacionais;
Assegurar que todas as informações relativas ao evento são corretamente comunicadas às equipas;
Acompanhar visitas técnicas e reuniões com clientes e parceiros;
Coordenar fornecedores e parceiros externos envolvidos nos eventos;
Controlar alterações, pedidos especiais e necessidades de última hora;
Garantir o cumprimento dos padrões de qualidade e serviço do São Lourenço do Barrocal;
Acompanhar a faturação e assegurar a correta informação dos serviços contratados;
Recolher feedback dos clientes e identificar oportunidades de melhoria;
Contribuir para a fidelização dos clientes e para o desenvolvimento de novas oportunidades de negócio.
