Descripción del empleo
DESCRIPTION JOB • Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito. • Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento. • Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía un e-mail de seguimiento con sus datos personales. • Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio. • Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario. • Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente. • Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo. • Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurándose que todo se desarrolla como esta planificado. • Realizar la revisión de la facturación del grupo/ evento segurándose que se ha hecho correctamente • Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resúmen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa. • Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner. • Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio. • En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo. • Dar la bienvenida al cliente (meeting planner) estableciendo una relación personal con el hotel. • Cuando requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, principalmente para visitas que precisan de amplios conocimientos técnicos y de estructura del hotel. CUSTOMER EXPERIENCE • Conocer la filosofía de la Marca y cumplir con los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento. • Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas. • Atender las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas a su responsable. Escalar la incidencia a su responsable en caso de no poder dar una solución. • Conocer los objetivos de Voz del Cliente y ejecutar las acciones necesarias para su cumplimiento. • Apoyar a su responsable con la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas • Conocer y promocionar los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos. HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE • Conocer el plan de evacuación del Hotel. • Conocer los equipos de protección individual y los usa correctamente. • Conocer los métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad. • Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SUSTAINABILITY • Ofrecer la propuesta de valor de MICE Sostenible (si procede). • Minimizar el desperdicio de alimentos en los eventos.
Requisitos
Sobre la empresa
Somos la compañía líder en España y una de las mayores del mundo, con diez marcas reconocidas y más de 370 hoteles en cuatro continentes. Meliá Hotels International es el único entre los veinte mayores grupos hoteleros internacionales con un origen vacacional y con el tamaño ideal para combinar una excepcional hospitalidad con una gestión eficiente y cercana a sus stakeholders. Todo esto, unido a nuestra calidez y pasión españolas, nos hace únicos y diferentes. En Meliá todos somos Very Inspiring People, grandes profesionales que hacen el día a día más fácil y excepcional. Desde el recién llegado hasta el más veterano, todos ellos reúnen unas cualidades únicas e importantes que hacen que trabajar en Meliá sea una oportunidad de crecimiento constante y un pasaporte para crear tu futuro donde quieras.
