Job description
Groups & Events Coordinator
Qual será a missão?
Como Coordenador/a de Grupos, Conferências e Eventos, ficará responsável por gerir e coordenar as reservas dos eventos no hotel, desde o pedido de cotação, processo de reserva, envio de propostas, faturação, gestão das ordens de serviço, assim como, o acompanhamento do cliente desde o pedido inicial até ao pós-evento cumprindo os standards e procedimentos internos. Será também responsável por promover os serviços do hotel efetuando ações de up-selling e cross-selling, contribuindo ativamente para o aumento de receita e exceder forma decisiva as expetativas do cliente, garantindo um serviço de excelência.
O que vai fazer?
• Gerir reservas e eventos confirmados pelo Global Sales Office.
• Responder a todos os pedidos de acordo com os SLA’s (Acordos de Nível de Serviço).
• Elaborar orçamentos para a realização de eventos no hotel.
• Receber pedidos de clientes através de visitas, agências ou encaminhamentos do Departamento de Grupos ou dos Account Executives da MH E&A.
• Negociar com os clientes os orçamentos relacionados com a organização de eventos, serviços do hotel e outros requisitos.
• Organizar visitas comerciais/inspeções ao hotel (site inspections) para clientes atuais e potenciais, com o objetivo de estabelecer contactos regulares e apresentar os diferentes serviços disponíveis.
• Organizar eventos especiais e outras ações solicitadas pelos clientes, coordenando os vários departamentos do hotel envolvidos (Conferencias, eventos corporativos, eventos sociais, casamentos, apresentações de produto, entre outros).
• Supervisionar as salas e instalações preparadas para a realização dos eventos.
• Verificar as faturas relacionadas com os eventos organizados no hotel.
• Resolver incidências relacionadas com a faturação dos clientes, mantendo contacto com os mesmos e com o Departamento de Administração da empresa.
• Apresentar potenciais clientes ao Diretor do Hotel e/ou Diretor Comercial.
• Sempre que aplicável, assegurar a gestão e o acompanhamento ativo (coaching) dos elementos da equipa de Meetings & Events sob sua responsabilidade.
Que perfil procuramos?
• Experiência profissional em funções semelhantes. Hotéis de 4 ou 5 estrelas . Área de vendas e/ou Grupos e Eventos, de preferência num hotel de dimensão e complexidade semelhantes.
• Licenciatura em Gestão Hoteleira ou Turismo (preferencial).
• Conhecimento de Português e Inglês e preferência por outra Língua Estrangeira (fluente ao nível da oralidade).
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma e em equipa.
• Aptidão pela área comercial/ Venda de Produtos e serviços do hotel
• Conhecimentos Informáticos: Microsoft Office, Internet, Base de Dados e aplicações específicas para a área de alojamento/ hotelaria.
• Bom nível de Cultura Geral e Conhecimento do destino e do hotel.
• Conhecimento dos princípios de gestão de receita e das políticas comerciais.
• Excelentes capacidades de gestão e organização.
• Paixão pelo serviço e forte orientação para o cliente.
• Postura Profissional, sorriso genuíno, boa apresentação e simpatia
• Excelente capacidade de comunicação (verbais e escritas)
Porquê escolher-nos?
Na Minor Hotels Europe & Americas, estamos empenhados em criar carreiras emocionantes em todo o mundo e experiências interculturais. A nossa viagem é alimentada pela paixão e dedicação das nossas incríveis equipas, que também desfrutam de benefícios inspiradores e exclusivos, tais como:
• Experiência mundial - diversidade de 150 nacionalidades diferentes.
• Oportunidades de desenvolvimento de carreira repletas de desafios nacionais e internacionais.
• Ampla gama de programas de formação para melhorar as suas competências.
• Iniciativas de bem-estar, incluindo condições de trabalho flexíveis.
• Programas de reconhecimento dos membros da equipa, incluindo as Datas Memoráveis.
• Possibilidade de fazer a diferença através do nosso programa de sustentabilidade e iniciativas de voluntariado.
• Tarifas e promoções para membros da equipa, oferecendo tarifas com desconto nos nossos hotéis em todo o mundo e benefícios exclusivos através do nosso programa de fidelização empresarial.
• Dispensa dia aniversário.
• Seguro de saúde e Medicina curativa.
• Refeitório com acesso gratuito.
• Protocolos com parceiros locais - Acesso a descontos para colaboradores.
• Uniforme e limpeza do mesmo.
• Créditos atribuídos em função de anos de serviço para converter estadias e/ou refeições nos hotéis, resorts e restaurantes do grupo Minor nacional e internacional.
• Alojamento mediante disponibilidade.
