Descripción del empleo
Valoramos tanto la experiencia y los conocimientos como la actitud, la sensibilidad, la curiosidad, la atención al detalle y la capacidad de cuidar a quienes nos rodean.
Trabajamos desde el compañerismo y la colaboración entre departamentos, porque sabemos que una experiencia excepcional para nuestros huéspedes es siempre el resultado del trabajo de un gran equipo.
Apostamos además por el desarrollo y el aprendizaje continuo, ofreciendo formación, cross-training, nuevos retos y feedback para que cada persona pueda seguir evolucionando.
El puesto
Buscamos incorporar un/a Coordinador/a de Grupos & Eventos para gestionar de forma integral los grupos y eventos confirmados, desde la planificación y coordinación hasta su ejecución, facturación y cierre.
Será una posición clave para asegurar que toda la información del grupo o evento esté correctamente gestionada en los sistemas y trasladada a los diferentes departamentos, garantizando una operación fluida y una experiencia acorde con los estándares de un hotel 5 estrellas.
Tus principales responsabilidades
Gestión de grupos
Gestionar grupos desde su confirmación hasta la ejecución, facturación y cierre.
Crear y mantener actualizados grupos y bloqueos de habitaciones en el PMS.
Gestionar rooming lists, modificaciones, cancelaciones, no-shows, extensiones y necesidades especiales.
Controlar cut-off dates, releases, allotments, pick-up y bloqueos.
Verificar tarifas, habitaciones, routing, métodos de pago y condiciones contractuales.
Coordinar llegadas, salidas, VIPs, amenities, early check-in, late check-out y otros requerimientos especiales.
Mantener toda la información del grupo actualizada y correctamente registrada.
Gestión de eventos
Coordinar reuniones, convenciones, incentivos, eventos corporativos, celebraciones y otros eventos MICE.
Mantener contacto con clientes, agencias y organizadores durante la planificación.
Realizar visitas técnicas y reuniones previas cuando sea necesario.
Coordinar horarios, montajes, audiovisuales, F&B, menús, decoración, señalética, acreditaciones y necesidades especiales.
Elaborar, actualizar y distribuir BEOs / Function Sheets / Órdenes de Servicio.
Coordinar cambios de última hora y supervisar la correcta ejecución del evento.
Coordinar la producción de cartelería, minutas, señalética y otros materiales, siguiendo las pautas de marca.
Coordinación operativa
Trabajar estrechamente con Front Office, Reservas, Revenue, Housekeeping, F&B, Banquetes, Cocina, Finanzas, Seguridad, Mantenimiento y Comercial.
Participar en las reuniones operativas de grupos y eventos.
Revisar los grupos y eventos próximos, anticipando prioridades, VIPs y posibles incidencias.
Asegurar que contratos, presupuestos, acuerdos comerciales y sistemas estén alineados.
Facturación y cierre
Revisar depósitos, anticipos y condiciones de pago.
Configurar y verificar folios, routing y billing instructions.
Coordinar la facturación con Finanzas y Front Office.
Revisar cargos, extras y consumos y resolver posibles discrepancias.
Asegurar el correcto cierre administrativo y archivo de cada expediente.
Requisitos
• Mínimo 2 años de experiencia en Grupos & Eventos, MICE, Sales & Catering o posiciones similares en hoteles 4/5 estrellas.
• Experiencia en gestión operativa de grupos con alojamiento y eventos.
• Experiencia con PMS, reservas, bloqueos, rooming lists, facturación y coordinación hotelera.
• Valorable experiencia en hoteles 5 estrellas, luxury o cadenas internacionales.
• Experiencia con clientes corporativos, agencias, DMCs y/o organizadores de eventos.
• Formación en Turismo, Dirección Hotelera, Hospitality Management, Organización de Eventos o similar.
• Español e inglés profesional; se valorarán otros idiomas.
Competencias clave
• Alta capacidad organizativa y atención al detalle.
• Gestión simultánea de múltiples grupos, eventos y prioridades.
• Orientación al cliente y estándares de servicio 5 estrellas.
• Capacidad resolutiva y gestión de cambios de última hora.
• Comunicación clara y eficaz entre departamentos.
• Sólido conocimiento de la operativa hotelera.
• Orientación comercial y capacidad para detectar oportunidades de upselling.
• Capacidad para trabajar bajo presión y con elevado volumen de información.
Sobre la empresa
MARUGAL se especializa en el desarrollo, lanzamiento y operación de hoteles singulares en España, Inglaterra y Francia. Nuestros hoteles ofrecen un logrado equilibrio entre capturar la esencia de su entorno cultural y geográfico y ofrecer un concepto coherente que trasmita alta calidad, singularidad y servicio impecable sin dejar de maximizar a la rentabilidad para la propiedad. Dentro del sector hotelero, MARUGAL está especializado en hoteles de 4 y 5 estrellas. Gracias a una exitosa trayectoria de asesoramiento y operación hotelera, MARUGAL ha desarrollado relaciones fructíferas y duraderas con los propietarios de los establecimientos que gestiona. Nuestros servicios: *Gestión: Con más de diez años de experiencia en hoteles boutique de lujo, en MARUGAL gestionamos hoteles de forma totalmente independiente y personalizada. Al estandarizar las operaciones de back office y enfocar la personalización en el concepto de producto, logramos sumar los beneficios generados por las economías de escala habitualmente reservadas a las grandes cadenas con la creación de productos hoteleros únicos que permiten maximizar el precio medio, la ocupación y sobre todo, la rentabilidad para el propietario. *Asesoría: Con un enfoque operacional, nuestros servicios de asesoría abordan problemas concretos con soluciones concretas. En MARUGAL ofrecemos servicio de asesoría para el desarrollo de un concepto de hotel, el lanzamiento, reestructuraciones o para intervenir en un aspecto específico de la operación o comercialización. Nuestro Portfolio: * Cap Rocat (Mallorca) * Hotel Torralbenc (Menorca) * Gecko Hotel & Beach Club (Formentera) * Akelarre (San Sebastián) * Urso Hotel & SPA (Madrid) * Tótem Madrid (Madrid) * Palacio Solecio (Málaga) * Great Northern Hotel (Londres) * Le Relais de Chambord (Francia) * La Zambra (Málaga) * Beau Rivage (Suiza)
