Profesiones · Administración y gestión
Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la compañía a lograr las metas propuestas. La organización es clave para la buena gestión de una compañía, por eso la mayoría de las empresas cuentan con una secretaria o secretario que se encarga de diferentes funciones.
Con la llegada de la revolución digital este puesto de trabajo no se ha eliminado, sino que simplemente se ha transformado; algo de lo que hablaremos al final de este artículo. Sin embargo, antes conozcamos cuáles son las funciones de un secretario de una empresa en sectores muy específicos, qué hay que estudiar para cumplir con éxito las funciones de una secretaria y cómo encontrar trabajo de secretaria.
¿Qué es una secretaria de dirección?
Una secretaria de dirección es aquel profesional que se encarga de llevar el control de una organización o empresa. Esto significa encargarse de las labores administrativas, supervisar al equipo y asistir a la dirección, entre otras funciones del trabajo de secretaria.
El puesto de secretariado de dirección es esencial para cualquier institución u organismo, y para llevarlo a cabo se necesitan numerosas habilidades personales como la empatía, el orden y la versatilidad.
Funciones de una secretaria de dirección
Funciones de una secretaria de alta dirección
A diferencia de la secretaria de dirección, la secretaria de alta dirección asiste a altos ejecutivos y, por lo tanto, tiene una mayor responsabilidad además de las tareas administrativas básicas.
Funciones de una secretaria de gerencia en una empresa
En algunas empresas, el gerente también dispone de una secretaria. Las labores de una secretaria de gerencia pasan por controlar el calendario, el horario, la agenda del gerente y el cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa.
Qué estudiar para realizar el trabajo de secretaria
Para que las funciones de secretaria se lleven a cabo de manera adecuada, esta profesión requiere unos conocimientos básicos que se reciben en diferentes universidades, centros de formación profesional o a través de cursos de secretaria. Por ejemplo, una opción consiste en completar las 1.300 horas de estudio que se exigen en el título de formación profesional Técnico Superior en Secretariado. En cuanto a los cursos, también se puede completar un curso de auxiliar administrativo, de asistente de dirección o de secretariado.
Recuerda que en la actualidad las empresas cada vez están más dispuestas a ampliar sus negocios de manera internacional, por lo que el dominio del inglés y otros idiomas siempre será una ventaja si entre las funciones de secretaria se incluye la comunicación con clientes o proveedores extranjeros.
Cómo buscar trabajo de secretaria
Una de las ventajas de esta profesión es que se puede encontrar trabajo con y sin experiencia previa. Obviamente, las condiciones económicas serán mejores si la persona cuenta con experiencia previa en el área del secretariado. Independientemente de tu experiencia laboral previa, el proceso para encontrar trabajo de secretaria es el mismo:
Aumento en la demanda de secretaria virtual
Por último, queremos mostrarte una opción que cada vez usan más empresas: la secretaria virtual. En este caso, el o la empleado/a no trabaja directamente en las oficinas de la compañía sino de manera remota. Las funciones de la secretaria virtual son prácticamente las mismas que las de la secretaria tradicional. Sin embargo, esta opción puede ofrecer más ventajas al profesional (posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo) y a la empresa (reducción de costes).
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¿Qué diferencia hay entre secretaria de dirección y secretaria de alta dirección?
La secretaria de dirección se encarga de las labores administrativas básicas de una organización: documentos, agenda, correspondencia y confidencialidad. La secretaria de alta dirección asiste a altos ejecutivos y asume mayor responsabilidad, incluyendo la organización de viajes de negocios, la coordinación entre departamentos y, en ocasiones, acompañar al jefe en desplazamientos.
¿Qué hay que estudiar para ser secretaria?
No existe un único camino obligatorio: se puede optar por el título de Formación Profesional de Técnico Superior en Secretariado (1.300 horas de estudio), o completar cursos específicos de auxiliar administrativo, asistente de dirección o secretariado. El dominio de idiomas, especialmente el inglés, es un plus muy valorado.
¿Es necesaria experiencia previa para trabajar de secretaria?
No es obligatoria: se puede encontrar trabajo de secretaria con y sin experiencia previa. Aun así, contar con experiencia en el área suele traducirse en mejores condiciones económicas a la hora de negociar el puesto.
¿Qué es una secretaria virtual y qué ventajas tiene?
Es un perfil que realiza prácticamente las mismas funciones que una secretaria tradicional, pero de manera remota, sin trabajar físicamente en las oficinas de la empresa. Ofrece ventajas tanto al profesional (posibilidad de trabajar desde cualquier lugar) como a la empresa (reducción de costes).
¿Qué idiomas se valoran más en el puesto de secretaria?
El inglés es el idioma más demandado, especialmente en empresas con negocios o clientes internacionales. Dominar un segundo idioma adicional puede ser una ventaja competitiva cuando entre las funciones del puesto se incluye la comunicación con proveedores o clientes extranjeros.
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