Groups and events Manager

Job Description

Misión:

Garantizar la planificación, organización y ejecución exitosa de grupos y eventos, ofreciendo una experiencia satisfactoria y personalizada para nuestros clientes. Supervisar al equipo de Coordinadores de Grupos & Eventos, asegurando una operativa eficiente y una comunicación fluida con todos los departamentos del hotel. Mantener una actitud proactiva en la captación de negocio para maximizar la rentabilidad en todas las áreas del hotel.

Responsabilidades

• Estudio y decisión junto con Dirección de Ventas y marketing sobre las acciones para aumentar la exposición del hotel y la recepción de peticiones.


• Mantenimiento y desarrollo de la relación con clientes anteriores y potenciales del segmento MICE.


• Responsable de la contratación de series anuales y contacto principal con agencias como Cvent, CHG, Mice Portal, Helms Briscoe, Conference Direct.


• Asistencia a ferias, fam trips y visitas comerciales puntuales.


• Estudio de tendencias del mercado y de la competencia para adaptar la oferta del hotel.


• Supervisión del reparto de peticiones entre el equipo de Coordinadores.


• Cotización de eventos y reuniones con más de 10 habitaciones y seguimiento de peticiones.


• Supervisión y elaboración de propuestas, contratos, resúmenes de grupo y órdenes de servicio.


• Contacto directo con el cliente desde la confirmación del grupo/evento hasta su ejecución y cierre.


• Planificación y ejecución de reuniones pre-convención, visitas de inspección y coordinación durante la estancia del grupo.


• Seguimiento de depósitos y pagos, emisión de proformas, y cierre de expedientes.


• Revisión de facturación final y seguimiento post-evento con el cliente.


• Revisión del estado de las facturas pendientes y coordinación con Finanzas para la gestión de cobros y comisiones.


• Envío semanal de previsión de eventos a F&B y coordinación de la reunión semanal de BEO.


• Supervisión y apoyo al desarrollo profesional del equipo de Coordinadores.


• Colaboración con el departamento de Marketing en acciones y materiales de comunicación dirigidos al segmento MICE.


• Gestión de base de datos MICE y actualización continua.


• Detección de necesidades del departamento y propuesta de mejoras operativas o comerciales a Dirección.

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