Job description
Groups & Events Coordinator
MISIÓN: Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.
¿Cuáles serán tus tareas?
OPERATIONS
• Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.
• Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos..
• Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas.
• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera.
• Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
• Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
• Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
• Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
• Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurándose que todo se desarrolla como esta planificado.
• Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio y de resúmen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa.
• Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
• Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
• En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo.
CUSTOMER EXPERIENCE
• Conocer la filosofía de la Marca y cumplir con los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.
• Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.
• Atender las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas a su responsable. Escalar la incidencia a su responsable en caso de no poder dar una solución.
• Conocer los objetivos de Voz del Cliente y ejecutar las acciones necesarias para su cumplimiento.
• Conocer y promocionar los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos.
HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE
• Conocer el plan de evacuación del Hotel, los equipos de protección individual y métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad.
• Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Requisitios:
• Titulación universitaria, preferiblemente Turismo u Hostelería, Marketing o similar.
• Español e Inglés avanzado. Valorble un tercer idioma.
• Experiencia mínima 2 años en una posición similar y en establecimiento de categoría similar, MICE.
• Conocimientos de herramientas de gestión hotelera y/o Experiencia del Cliente.
• Persona innovadora, proactiva, organizada y con capacidad de resolución.
