Controlar a los empleados en Internet: Qué puedes hacer y qué no

Uno de los temas que ha generado mayor debate entre empresas y trabajadores es el control de acceso a Internet de los empleados. En este punto, se confrontan la obligación del cumplimiento del trabajo por parte de los trabajadores y el derecho a la privacidad de los empleados.

¿Qué deben hacer las empresas?

La ley actual española afirma que la vigilancia hacia los empleados se puede realizar siempre que no interfiera en el derecho a su privacidad. Para garantizar que este requisito se cumpla, las empresas deben seguir obligatoriamente estos tres pasos:

• Comunicar el control de Internet

Es la principal condición para que las empresas puedan llevar a cabo la vigilancia del uso que los trabajadores hacen de Internet. Independientemente de cómo se comunique, deberá quedar constancia de ello por escrito.

• Delimitar qué esta prohibido y qué no

Por ejemplo, la empresa puede prohibir a sus trabajadores el uso de las redes sociales. Pero a su vez, sí puede permitir el uso de Linkedin como forma de contactar con un cliente. Todos estos casos deberán ser detallas claramente.

• Especificar las vías de vigilancia

También deberán especificar los dispositivos de vigilancia que pretenden implementar. Un programa en los ordenador de los trabajadores, filtros de seguridad en sus equipos, cámaras físicas en la oficina, etc.

Conocer el uso que hacen los trabajadores de su ordenador e Internet puede ser beneficioso para las empresas por diferentes razones. Entre ellas, está un mejor rendimiento de los trabajadores, el aumento de la productividad de la empresa y la obtención de mejores resultados. No obstante, las empresas deberán diferenciar las diferentes formas de control y gestión de la información. El objetivo es que éstas prácticas no afecten a la estabilidad de los trabajadores y, en consecuencia, a la estabilidad de sus negocios.

El mercado actual ha dotado a las empresas de infinidad de aplicaciones para este control de información. Algunas de las opciones que encontramos son Hubstaff o Xora, que permiten vigilar qué páginas, programas y archivos están visualizando los trabajadores. También qué movimientos realiza el empleado (si está sentado frente al ordenador, si lo mantiene en reposo o si tiene otra cuenta iniciada, entre otros). Incluso permite conocer si los empleados realizan el trabajo de forma remota. Será entonces cuando la empresa deberá valorar la utilización de una de estas herramientas. No obstante, deberá tener en cuenta el beneficio que puede obtener con ellas frente a la acritud que puede generar entre los trabajadores de la empresa.

Buenas prácticas

No obstante, la tecnología ofrece alternativas menos intrusivas de control de información. Con estas, las empresas pueden llevar a cabo un control sin necesidad de repercutir negativamente en el ambiente laboral de sus negocios. Algunas de las buenas prácticas que las empresas pueden utilizar para garantizar una correcta ejecución del trabajo de sus empleados son:

• Insertar un filtro de palabras clave

La empresa puede incorporar palabras clave prohibidas. Así, si el trabajador las pone en el buscador, éste no obtendrá ninguna respuesta. Por ejemplo, la empresa puede decidir que “juegos” es una de las palabras clave prohibidas. En este caso, cada vez que un trabajador intente buscar “juegos” en el buscador, ninguna página web aparecerá en su búsqueda. Sea cual sea el navegador que esté utilizando.

• Insertar un filtro de URLs

Si en lugar de palabras clave, la empresa sabe qué sitios web específicos no deseados pueden ser consultados por sus empleados, la empresa puede insertar una url exacta. Por ejemplo, www.facebook.com. Salvo algunas excepciones (como las redes sociales), resulta complicado deducir qué páginas web pueden interferir en el trabajo. De esta forma, las palabras clave pueden ofrecer un mejor resultado.

• Insertar un filtro de tipo de archivos

Las empresas también tienen la opción de hacer un filtrado por tipo de archivos. Es especialmente útil en formatos de música o vídeo (mp3, mp4, mov, avi o wmv). Resulta una buena opción para evitar que los trabajadores dediquen parte de su tiempo descargando música o vídeos de ocio. También para garantizar una mejor velocidad de la red de la oficina.

Otra fórmula que se puede aplicar para que los empleados sean más productivos es eliminar la cultura del miedo. Apostar por el liderazgo positivo y crear un clima optimista entre los trabajadores puede ser la opción que estés buscando. Lee más sobre cómo aplicar el liderazgo positivo.