Auxiliar Administrativo | Contas a Pagar

Qual será sua missão?

Apoiar as rotinas de Contas a Pagar do hotel, realizando conferências documentais, lançamentos e atualizações de controles, organização de documentos e acompanhamento de vencimentos, de acordo com as políticas, os procedimentos internos e as orientações da liderança, contribuindo para a precisão das informações e o cumprimento dos prazos de pagamento.

Atividades da Função:

• Apoiar o recebimento, a conferência e a organização de notas fiscais, faturas, ordens de compra, comprovantes de recebimento de mercadorias e demais documentos de fornecedores e prestadores de serviços.
• Conferir se os documentos recebidos estão completos e de acordo com os procedimentos internos, identificando divergências e encaminhando-as ao responsável para análise.
• Auxiliar no registro e na atualização das obrigações com fornecedores e demais credores nos sistemas utilizados pelo hotel, conforme os documentos e as orientações recebidas.
• Organizar e manter os documentos de suporte dos lançamentos, assegurando sua correta identificação, guarda e disponibilidade para consulta e auditoria.
• Apoiar o recebimento de faturas e acompanhar os prazos de entrega de documentos por fornecedores e prestadores de serviços.
• Auxiliar na preparação dos documentos necessários para a programação e solicitação de pagamentos, encaminhando-os para conferência e aprovação conforme os níveis de autorização estabelecidos.
• Atualizar controles de contas a pagar, vencimentos, pagamentos realizados e pendências, sinalizando ao responsável eventuais inconsistências ou riscos de atraso.
• Apoiar a elaboração de relatórios e relações de contas a pagar por fornecedor e por vencimento, para análise e aprovação da liderança.
• Auxiliar na conferência de saldos e na preparação de informações para fechamentos periódicos, relatórios gerenciais e conciliações, conforme orientação do responsável pela área.
• Apoiar a organização da documentação necessária para retenções tributárias e demais exigências fiscais aplicáveis, encaminhando os casos para validação da área responsável.
• Auxiliar na consolidação de informações de compras e pagamentos por fornecedor, conforme as necessidades de controle e reporte do hotel.
• Manter comunicação contínua com o superior imediato sobre o andamento das atividades, documentos pendentes, divergências e situações que possam impactar os pagamentos ou os controles financeiros.
• Respeitar os fluxos de conferência, aprovação e segregação de funções, sem realizar pagamentos ou aprovações fora de sua alçada.
• Participar das reuniões do departamento e das ações de capacitação relacionadas à função.
• Executar outras atividades administrativas compatíveis com a posição, conforme orientação do superior imediato.

O que estamos buscando?

• Ensino médio completo. Curso técnico ou superior em andamento em Administração, Ciências Contábeis, Finanças ou áreas correlatas será considerado diferencial.
• Conhecimentos básicos de rotinas administrativas e financeiras.
• Noções de notas fiscais, faturas, documentos de fornecedores e contas a pagar.
• Conhecimento de ferramentas de escritório, planilhas e sistemas de gestão.
• Organização, atenção aos detalhes, responsabilidade e cumprimento de prazos.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais e seguir procedimentos estabelecidos.
• Experiência prévia em atividades administrativas ou financeiras será considerada diferencial. Vivência em contas a pagar, hotelaria ou sistemas de gestão será valorizada.