Job description
Groups & Events Coordinator
Como Coordinador/a de Grupos, serás responsable de gestionar y coordinar integralmente los grupos y eventos del hotel, garantizando una experiencia excelente para el cliente y asegurando el cumplimiento de los estándares de calidad de la marca.
¿Qué tendrás que hacer?
• Participar en los briefings del departamento y en las reuniones de grupos y Ten Days, compartiendo información clave para la correcta operativa de los eventos.
• Coordinar y supervisar internamente todos los grupos desde su confirmación hasta su cierre.
• Gestionar y actualizar reservas de grupos en SAP/TMS y otros sistemas internos siguiendo los estándares establecidos.
• Revisar contratos, expedientes y depósitos, garantizando que toda la documentación esté correctamente formalizada.
• Actuar como contacto principal del cliente una vez confirmado el grupo.
• Garantizar el cumplimiento de las condiciones contractuales e informar sobre cualquier incidencia o modificación.
• Gestionar el cobro y seguimiento de depósitos y pagos establecidos en contrato.
• Coordinar todos los servicios asociados al grupo o evento (habitaciones, salones, restauración y servicios complementarios).
• Comunicar a los distintos departamentos los detalles operativos necesarios para la ejecución de cada evento.
• Preparar y revisar resúmenes de grupo, órdenes de servicio (BEOs) e informes de seguimiento.
• Coordinar y liderar reuniones de preconferencia con los equipos implicados.
• Supervisar el correcto desarrollo de los eventos y garantizar el cumplimiento de lo acordado con el cliente.
• Actuar como enlace entre los clientes y los equipos operativos durante la estancia del grupo.
• Anticiparse a las necesidades del cliente, asesorándole para asegurar el éxito de cada evento.
• Supervisar la correcta facturación y cierre administrativo de los expedientes.
• Resolver incidencias y realizar su seguimiento informando a los responsables correspondientes.
• Elaborar presupuestos y realizar seguimiento de propuestas cuando sea necesario.
• Detectar oportunidades de venta adicional y promover el cross-selling dentro de la compañía.
• Participar en visitas de inspección y eventos internos del hotel.
• Colaborar con el equipo comercial y dar soporte a otros puestos del departamento cuando sea necesario.
• Cumplir los plazos establecidos, garantizando respuestas a clientes en un máximo de 24 horas.
• Asegurar el cumplimiento de procedimientos, estándares y políticas de Minor Hotels y Anantara.
¿Qué buscamos?
• Excelente orientación al cliente y vocación de servicio.
• Capacidad de organización, planificación y gestión simultánea de múltiples proyectos.
• Habilidades de comunicación, negociación y relaciones interpersonales.
• Perfil proactivo, resolutivo y con capacidad de anticipación.
• Capacidad para trabajar en equipo y coordinar diferentes departamentos.
• Persona responsable, autónoma y altamente fiable.
• Actitud dinámica, innovadora y orientada a resultados.
• Motivación por alcanzar objetivos y superar las expectativas de los clientes.
• Excelente imagen profesional y atención al detalle.
• Conocimiento del sector hotelero, producto, marcas y entorno competitivo.
• Experiencia mínima de 1 año en departamentos operativos hoteleros.
• Formación superior en Turismo o similar.
• Nivel alto de inglés y castellano, tanto oral como escrito.
• Manejo de sistemas de gestión hotelera y herramientas informáticas.
• Capacidad de adaptación a horarios según necesidades operativas.
• Carnet de conducir B1.
• Compromiso con la mejora continua y los estándares de excelencia.
¿Por qué elegirnos?
En Minor Hotels Europe & Americas nos comprometemos a dar forma a carreras apasionantes en todo el mundo y a experiencias interculturales. Nuestro viaje está impulsado por la pasión y la dedicación de nuestros increíbles equipos, que también disfrutan de beneficios exclusivos como:
• Experiencia mundial - diversidad de 150 nacionalidades diferentes.
• Oportunidades de desarrollo profesional llenas de retos nacionales e internacionales.
• Amplia gama de programas de formación para mejorar las habilidades.
• Iniciativas de bienestar, incluidas condiciones de trabajo flexibles.
• Programas de reconocimiento de empleados, como nuestros “Memorablle Dates”.
• Posibilidad de marcar la diferencia a través de nuestro programa de sostenibilidad e iniciativas de voluntariado.
• Tarifas y promociones para los empleados, con descuentos en nuestros hoteles de todo el mundo y ventajas exclusivas a través de nuestro programa de fidelización corporativa.
