Executive Assistant (to Director of Operations)

Job Description

Misión del puesto:
Brindar soporte estratégico, logístico y operativo al Director General (país), asegurando una gestión eficiente de su agenda, comunicaciones y prioridades. Coordinar la implementación de proyectos clave, viajes, relaciones interdepartamentales y experiencias VIP; así como actuar como enlace entre la dirección local, hoteles del país y la oficina corporativa global. Esta posición también tiene como misión garantizar el cumplimiento de políticas, procesos y estándares, supervisando iniciativas asignadas directamente por el Director General y asegurando el correcto funcionamiento de procedimientos críticos en toda la operación.

Responsabilidades:

• Brindar soporte ejecutivo directo al Director General (país), incluyendo comunicaciones, documentación confidencial y gestión integral de proyectos nacionales.
• Coordinar la logística de eventos corporativos, reuniones de consejo, visitas ejecutivas y visitas presidenciales.
• Administrar y optimizar la agenda del Director General (país), alineando actividades con distintos departamentos y propiedades para maximizar la eficiencia del liderazgo.
• Gestionar reservas VIP’s y de referidos, incluyendo peticiones personalizada y seguimiento interdepartamental para asegurar experiencias de alto nivel.
• Realizar cotizaciones para reservas referidos, aplicando políticas tarifarias especiales, descuentos y cortesías según los lineamientos de la empresa.
• Coordinar y hacer seguimiento a las solicitudes de transfer de Dirección General, controlando su ejecución y garantizando cumplimiento de cortesías, autorizaciones y registro.
• Gestionar la reserva de vuelos para Director General (país), coordinación con agencias de viaje, emisión de boletos.
• Reservar hospedaje nacional e internacional para el Director General (país), incluyendo la organización de traslados.
• Gestionar reservas para miembros del Comité Ejecutivo en hoteles de República Dominicana, con previa aprobación del Director General (país).
• Supervisar y mantener actualizado el sistema interno de gestión de cortesías, optimizando su uso en todos los departamentos involucrados.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de cortesías de alojamiento en el país, verificando autorizaciones y registros conforme a normativa interna.
• Supervisar cualquier proyecto, política, procedimiento o área específica que el Director General (país) le asigne, garantizando su correcta implementación y ejecución conforme a los objetivos definidos.
• Servir de enlace estratégico entre la Dirección General, la oficina corporativa global y los equipos ejecutivos de los distintos hoteles del país, gestionando proyectos prioritarios, informes ejecutivos, seguimiento de iniciativas corporativas y reportes confidenciales.
• Elaborar presentaciones, briefs estratégicos, minutas y/o informes para la alta dirección, apoyando la toma de decisiones basada en datos.
• Apoyar el seguimiento y cumplimiento de metas en el desarrollo de nuevas propiedades, alineando hitos operativos con los objetivos de la compañía.

Requisitos mínimos:

• Licenciatura en Administración de Empresas, Hotelería, Relaciones Internacionales o campo afín.
• Idioma local (español) e Ingles Avanzado.
• Manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook); se valora experiencia con plataformas internas o sistemas PMS.
•  Alta capacidad de organización, manejo de múltiples tareas y sentido de urgencia.
• Integridad, discreción y confidencialidad.
• Liderazgo ejecutivo y pensamiento estratégico
• Organización y atención al detalle
• Comunicación efectiva y habilidades interpersonales
• Resolución de problemas y toma de decisiones
• Proactividad, autonomía y enfoque en resultados
• Flexibilidad y adaptabilidad en entornos dinámicos
• 3 años de experiencia comprobada como asistente ejecutiva o cargo administrativo similar.
• Documentación para trabajar legalmente en República Dominicana.

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