Job description
Groups & Events Sales Manager
Misión:Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.¿Qué debo hacer?
• A partir de la firma de contrato, será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
• Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel, independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios, elaborará el contrato de servicio correspondiente.
• Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados sobre las características y servicios requeridos para llevar a cabo estos con éxito.
• Elaborar los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia del grupo, confirmando así los servicios contratados. Enviará un e-mail de seguimiento con sus datos personales.
• Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de Alimentos & Bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
• Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato, actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
• Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
• Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamentos del hotel sobre los comentarios de los clientes acerca del evento o grupo.
• Durante la estancia del grupo, estar presente en el hotel, manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose de que todo se desarrolla como está planificado.
• Realizar la revisión de la facturación del grupo/evento, asegurándose de que se ha hecho correctamente.
• Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa.
• Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse de que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
• Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento, llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
• En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un e-mail de agradecimiento por haber elegido el hotel y emplazándolo a recibirlos en un futuro próximo.
• Dar la bienvenida al cliente (meeting planner), estableciendo una relación personal con el hotel.
